Qué es lo que aprendo de las reuniones improductivas

Qué hacer para mejorar la eficacia de nuestras reuniones a través del Marco de las 7P y trabajando con Lego Serious Play

Las reuniones en todos los equipos generan oportunidades de intercambio de ideas, aclaración de dudas y coordinación de proyectos. Muchos pensamos que es la mejor forma de eliminar los nodos de desacuerdo de comunicación y los malos entendidos, y necesarias para el avance de cualquier proyecto.

Pero seguro que todos nosotros hemos salido de más de una reunión pensando que esta ha sido una auténtica pérdida de tiempo y, lo que es peor, es que muy probablemente lo haya sido. Vamos, no todos son beneficios en las reuniones si estas no se planifican bien.

Para luchar contra este mal de muchos a mí me gusta usar El Marco de las 7P, tanto si convoco yo la reunión como si me convocan.

El Marco de las 7 P

Es una Dinámica creada por James Macanufo que nos sirve para no olvidarse de los ITEMs fundamentales que se tienen que tener claros antes de empezar una reunión.

  1. Propósito: ¿Por qué va a celebrar esa reunión?
  2. Producto: ¿Qué componente específico produciremos a partir de la reunión?
  3. Personas ¿Quién es necesario que esté y cuál será su cometido?
  4. Proceso: ¿Qué metodología usaran esas personas para crear el producto? Metodología para garantizar que hagan sus aportaciones y permanezcan atentos.
  5. Problemas: ¿Qué riesgos implican ésta reunión y cómo nos enfrentamos a ellos? Esto podrá ser tan sencillo como poner unas reglas básicas.
  6. Preparación: “ Qué sería útil preparar de forma anticipada” Podría tratarse de lecturas previas, realizar una investigación o asignar deberes a los asistentes.
  7. Preocupaciones prácticas: Los aspectos logísticos de la reunión son cuándo y dónde se celebrará y, algo importante, quien llevará la comida.

Durante la reunión, mantenga las 7 Ps en un punto visible. Los puntos de referencia pueden ayudar a centrar y reubicar a un grupo siempre que sea necesario.

Fuente: Gamestorming

Pero llegados a este punto no os creáis que tenéis todo resuelto. A veces puedes tener claro cuál es el propósito, las personas que son necesarias y el producto que debemos de desarrollar. Pero sino hemos seleccionado bien el proceso adecuado para llevar a cabo la reunión, quizás podáis tener problemas de no llegar a acuerdos concretos teniendo en cuenta las aportaciones y opiniones de todos los miembros.

Os proponemos para ello el Uso de la Metodología Lego Serious Play y no solo por una razón, sino por 7 que ahora os enumeramos.

LEGO SERIOUS PLAY

Lego Serios Play es una metodología en la que utilizamos las piezas de Lego para involucrar activamente a todos los miembros de la organización, para que participen y compartan la visión de una organización en cualquiera tema que esta se proponga.

El Proceso Central de la Metodología consiste en 4 pasos fundamentales:

  1. PLANTEAR LA PREGUNTA. El facilitador plantea un desafío a los participantes, que debe presentarse de manera clara y concisa, pero sin dar una solución obvia.
  2. CONSTRUIR. Se construyen modelos, con las piezas de Lego que se suministran, respondiendo a la pregunta del facilitador, con base en lo que cada participante sabe e imagina sobre el desafío planteado. Las piezas ayudan a crear una historia que le da sentido al modelo.
  3. COMPARTIR. Los participantes comparten los modelos y las historias que crearon.
  4. REFLEXIONAR. Se fomenta la reflexión como forma de internalizar y conectar las creaciones con la realidad.

¿Qué tiene de especial esta herramienta?

Os damos 7 razones:

  1. Estimula las soluciones creativas al conectar mente y manos. Estudios demuestran que el 80% de las células cerebrales están en las manos, por lo tanto, la estimulación de ambos hemisferios del cerebro alcanza su máximo potencial con esta Metodología.
  2.  Es algo práctico y tangible. Los participantes construyen modelos a través de piezas reales de Lego, por lo que es más fácil para el resto de asistentes entender a los demás asistentes, por lo que existe una escucha activa al resto de componentes del grupo.
  3. Aumentar la interactividad y la participación de los participantes. Todos deben de construir, participar y aportar. Son reuniones 100/100 (El 100% de los asistentes aportan el 100%) No cumplen la ley Pareto de la mayoría de las reuniones sobre que el 80% de las ideas son del 20% de los asistentes. Existen muchos participantes que tienen ideas brillantes que por diferentes motivos no aportan sus consideraciones al grupo. Todas las ideas y las personas importan, siendo una de las metodologías más democráticas de participación que se pueden aplicar en una organización.
  4. Es divertido. ¿A quién no le gusta construir con piezas Lego? Esto estimula la motivación y la creatividad.
  5. Todos nos comprometemos con lo que construimos, ya que forma parte de nosotros, esto hace que las personas después de la reunión asuma que forma parte de la tarea de ese producto que han planificado construir.
  6. Una imagen vale más que mil palabras y si esta en 3D mejor. Nuestra forma de pensar trabaja en modelos 3D, no en 2D. Por lo que facilita el proceso de generación de ideas y de pensamiento. Mejora la retroalimentación visual para la presentación de informes.
  7. Usamos el poder de las metáforas y las historias para contar y comunicar a los demás. Las historias y las metáforas forman parte de nosotros desde siempre. Las historias hacen que empaticemos y cooperemos con el resto de componentes del grupo y sea más fácil el llegar a acuerdos.

Más información, dejamos una presentación en Slideshare: https://es.slideshare.net/concierta/lego-serious-play-74525293